Tour of Duty

toto zurianto

Tour of Duty di Indonesia umumnya lebih banyak digunakan di kalangan militer dan kepolisian, serta pejabat pemerintah (pegawai negeri), termasuk pula bagi eksekutif di BUMN. Lebih dikenal dengan istilah mutasi atau rotasi, umumnya perpindahan seorang Pejabat dari suatu Unit Kerja (business unit) di kota tertentu, ke jabatan lain di unit kerja yang berbeda, baik pada kota yang sama, ataupun harus ke kota lain (cabang, pusat, atau pos penempatan luar negeri). Perpindahan ini, biasanya tidak disertai oleh kenaikan atau penurunan posisi (pangkat), jadi sama sebelum dan sesudah mutasi/rotasi, atau paling tidak, tidak mengalami kenaikan yang siknifikan. Tetapi ada juga yang disertai dengan kenaikan dari jabatan yang lebih rendah ke jabatan yang lebih tinggi. Ini biasanya tidak hanya tour of duty, tetapi disertai dengan promosi.

Alasan yang sering digunakan untuk melakukan kebijakan tour of duty antara lain; memberikan kesempatan kepada pegawai tertentu untuk mempelajari hal-hal baru yang belum pernah dialami pegawai. Juga apabila pegawai yang bersangkutan kemungkinan sedang dipersiapkan untuk menduduki jenjang karir yang lebih tinggi di waktu akan datang. Bisa juga karena adanya keperluan yang mendesak untuk menduduki suatu jabatan yang dinilai strategis dan akan menyulitkan organisasi jika jabatan tersebut dibiarkan kosong. Alasan-alasan yang tidak terlalu relevant, misalnya karena pegawai tersebut memiliki keterikatan primordial dengan daerah/kota yang akan ditempati, antara lain, karena alasan lulusan perguruan tinggi tertentu, alasan agama/suku, atau karena ada pegawai yang akan pensiun. Ada juga akibat alasan, karena ingin mendapatkan pengalaman (baru) yang berbeda, atau supaya tidak membosankan karena sudah terlalu lama di satu tempat tertentu.

Pada era pengelolaan SDM yang lebih modern, penempatan orang, harus dilakukan melalui kebijakan yang setidak-tidaknya memperhatikan; kompetensi pegawai pada posisi/jabatan tertentu yang dibuktikan melalui tes/assessment tertentu, minat pegawai terhadap posisi yang ada, rencana karir pegawai, dan keputusan line-manager yang akan menerima pegawai pada jabatan yang diinginkan. Pola mutasi/rotasi atas alasan yang tidak didasarkan kepada minat dan kompetensi (termasuk potensi), menjadi kurang relevant untuk digunakan. Pegawai, tidak lagi harus tour of duty, misalnya karena sudah cukup lama berada di suatu tempat tertentu.

Seseorang bisa saja, relatif sangat lama berada pada suatu posisi/jabatan tertentu, sepanjang hal tersebut merupakan keinginannya, dan yang bersangkutan mampu mendeliver pekerjaannya (performed), dan line manager-nya cukup puas atas prestasi yang bersangkutan. Keputusan Line Manager untuk menerima atau tidak menerima candidate tertentu, tentu diharuskan melalui berbagai tahapan pengujian yang objektif, misalnya melalui pengujian oleh beberapa pihak (lain), bukan hanya oleh Line manager pegawai yang bersangkutan semata. Disamping itu, keberadaan yang bersangkutan pada jabatannya sekarang, secara umum memberikan manfaat besar bagi organisasi. Termasuk, apabila tidak ditemukan alternatif pegawai lain yang lebih bagus untuk menduduki posisinya saat ini.

Drop Unnecessary Work

toto zurianto

Ketika anda menjumpai, bahwa di organisasi anda ternyata terlalu banyak hambatan birokrasi, penuh dengan aturan yang panjang dan berbelit, semuanya memerlukan approvals yang berlapis, bahkan dengan formulir yang berlembar-lembar, pikirkan untuk melenyapkannya.

Segera bunyikan alarm, karena anda sudah memasuki tahap membahayakan. Buat tim kecil untuk mengkaji ulang, dan melihat pekerjaan-pekerjaan, atau aktivitas-aktivitas yang ternyata, sebenarnya tidak diperlukan, dan kurang jelas kenapa harus dilakukan, atau ternyata tidak memberikan value added yang jelas terhadap pencapaian tugas anda.

Kata Jeffrey, "Anything that you can do to simplify, remove complexity and formality, and make the organization more responsive and agile, will reduce bureaucracy"

Jangan terpaku pada masa lalu

toto zurianto

Awal tahun 90-an, kita pernah merasakan gempuran dahsyat program Business Reengineering. Michael Hammer dan James Champy mengejutkan dunia dengan konsep Reengineering-nya, yaitu memikirkan kembali proses bisnis yang terjadi dalam suatu perusahaan (secara fundamental), radikal, dan dramatis. Apa-apa yang selama ini telah kita kerjakan, perlu diuji kembali alasan-alasan pelaksanaannya. Kata kunci fundamental menjadi penting untuk dimulai. Semua aktivitas harus kita pertanyakan kembali, Why do we do what we do! Kemudian diikuti dengan pertanyaan kedua And why do we do it the way we do?

Hari inipun, pertanyaan-pertanyaan yang menggelitik itu tidak boleh berhenti untuk selalu kita cetuskan. Jangan melakukan hal-hal yang tidak memiliki dasar kuat untuk dijalankan. Aktivitas adalah kegiatan menghabiskan resources! Jadi tanpa sesuatu alasan (yang kuat), kenapa kita harus melakukannya?

Disamping mencoba menghasilkan sesuatu yang bermanfaat, kegiatan manajemen adalah mencoba untuk tidak melakukan hal-hal yang tidak ada gunanya. Kita tidak bisa bekerja berdasarkan asumsi bahwa apa yang kita lakukan sekarang ini sudah benar. Semua aktivitas yang dilakukan, perlu diuji (lagi), apakah aktivitas tersebut memang diperlukan atau tidak. Dan selanjutnya, kalau diperlukan, kita kembali harus bertanya, apakah dalam mengerjakan aktivitas itu, kita sudah efisien dan efektif? Reengineering takes nothing for granted. It ignores what is, and concentrates on what should be.

Pertanyaan Why Pertama, Kenapa kita melakukan apa, dan Why Kedua, Kenapa kita melakukannya seperti yang kita kerjakan sekarang adalah dua hal penting yang selalu ditempatkan sebagai upaya awal untuk meningkatkan performance suatu perusahaan. Ini juga termasuk bentuk kreativitas leadership yang seharusnya lebih mudah kita wujudkan dibanding dengan memikirkan hal-hal yang selama ini belum ada. Pemimpin tidak perlu khawatir untuk berbeda dengan hal-hal yang selama ini sudah menjadi tradisi, karena itulah salah satu esensi dari leadership!