Menghilangkan Hambatan Birokrasi

toto zurianto


Birokrasi yang muncul sejal zamannya Max Weber, bertujuan untuk memperlancar pekerjaan, terutama pada organisasi pemerintah yang syarat pekerjaan dan banyak orangnya.
Pada perkembangannya, selanjutnya birokrasi banyak dikecam karena cenderung menghambat dan memperlama proses pekerjaan. Karena itu, munculah ide untuk memperbaiki proses bisnis pada perusahaan negara atau perusahaan swasta besar yang sudah menggurita. Tujuannya menghilangkan hambatan birokrasi yang membuat pekerjaan dan proses pengambilan keputusan berjalan tersendat.
Adalah Jack Welch salah satu penggagas utama era manajemen modern untuk menghilangkan hambatan birokrasi. Birokrasi tidak bisa ditolerir dan karena itu harus dihilangkan. Karena birokrasi, bagi Welch adalah sesuatu yang mubazir (waster), memperlama proses pengambilan keputusan, adanya persetujuan yang tidak diperlukan yang kesemuanya bisa menyumbang kepada hancurnya semangat kompetitif dari organisasi. Jack Welch telah menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk menghilangkan hambatan birokrasi di general Electric (GE).

Selalu berusaha melakukan simplifikasi, membuang hal-hal yang kompleks yang tidak bermanfaat, dan mengurangi formalitas, demikian kata Jack Welch, ketika ditanya apa yang akan dilakukannya dalam menghadapi hambatan birokrasi.

Secara lebih tegas, ada 3 hal yang selalu harus dijalankan (lihat, Jeffrey A. Krames, The Welch Way, page 6);

Hilangkan pekerjaan yang tidak diperlukan (drop unnecessary work). Pemimpin dalam suatu organisasi, senantiasa harus melakukan kajian terhadap banyaknya aturan (rules) yang sudah dijalankan bertahun-tahun. Lihat kembali, apakah memang diperlukan, atau hanya menjadi asesoris. Atau persetujuan (atasan) yang sebenarnya tidak diperlukan lagi. Pada zaman teknologi dan dengan leadership yang kuat, hendaknya approval tidak dilakukan berulang-ulang untuk suatu pekerjaan yang sama atau bernilai relatif rendah.

Senantiasa memperbaiki proses pengambilan keputusan sehingga bisa lebih cepat (work with colleagues to streamline decision making). Jangan sampai kita suka mengekor apa yang sudah dilakukan oleh orang sebelumnya. Lihat betapa banyaknya pekerjaan kita yang menjadi “warisan masa lalu” sehingga kita tidak mengetahui, apa manfaatnya dan kenapa kita melakukan dengan cara itu? Ini bagian dari business process reengineering (BPR) untuk

Ciptakan suasana kerja yang lebih informal (make your workplace more informal). Pemimpin sekarang, perlu lebih dekat dengan orang-orang yang dipimpinnya, agar tercipta suatu team work yang kuat dimana setiap orang mampu memberikan kontribusi maksimal, pemimpin bisa memantau anak buah secara cepat, dan banyak gagasan yang bisa didiskusikan secara cepat. Salah satu upaya yang dilakukan adalah menciptakan suasana kerja yang membuat semua orang tidak malas untuk mengungkapkan gagasan dan kritikannya. Sangat besar potensi yang ada disekeliling kita. Kalau suasana kerja tidak kondusif, maka bukan saja akan membuat orang menjadi enggan melahirkan yang terbaik dari dirinya, tetapi sekaligus akan menjadi sangat demotivated dan disenggaged.

Birokrasi memang diperlukan bagi perusahaan atau organisasi besar. Tetapi, janganlah kita pernah berhenti untuk menghilangkan sifat birokratis yang sangat menghambat.