Efisiensi; Bukan pengurangan Anggaran!

toto zurianto

Efisiensi sederhananya adalah, menggunakan lebih sedikit biaya untuk mendapatkan hasil yang sama atau lebih banyak. Atau penggunaan biaya yang sama untuk sebuah hasil yang lebih besar. Namun demikian, pada sebuah organisasi, perusahaan, atau lembaga negara yang besar dan strategis, istilah efisiensi, perlu dirumuskan secara lebih lengkap dan terukur. Efisiensi dengan sekedar pengurangan atau pemotongan biaya diikuti dengan penurunan fasilitas untuk sekedar memenangkan simpati eksternal, dampaknya sering negatif, bahkan bisa menghancurkan perjalanan perusahaan. Efisiensi tidak hanya berhubungan dengan strategi keuangan, tetapi juga rencana kerja strategis organisasi, sistem-sistem kelembagaan yang dibangun, aspek kepemimpinan, dan strategi sumber daya organisasi, termasuk SDM.

Jadi, sering istilah efisiensi dihubungkan dengan efektivitas dan pencapaian-pencapaian sasaran organisasi. Karena itu kadang-kadang, pada akhirnya, sebenarnya kita sedang memerlukan lebih banyak resources, bukan potong memotong "gubyah-uyah" saja. Seperti yang dikatakan Kendall dan Daloisio, sering prosesnya justru biaya yang lebih, atau "budget for more than you think is needed (Kendall and Daloisio, halaman215).

Jadi sebuah proses perubahan untuk menjadi efisien, bukan pengurangan kegiatan, dan kemudian pengurangan resources dan budget. Perubahan untuk menjadi lebih efisien, selalu berbicara mengenai kegiatan dan target. Apa yang akan kita lakukan dan seharusnya kita jalankan. Dikaitkan dengan misi dan visi serta tantangan organisasi, dihubungan dengan potensi organisasi yang tersedia, baik sistem dan semua sumber daya yang mendukung, tentu saja termasuk Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai engine program perubahan, maka perubahan itu selalu berbicara tentang behavioral issues.

Perilaku SDM yang berhubungan dengan munculnya proses kerja (yang baru), skill dan knowledge yang diperlukan, serta team kerja dan individu-individu yang mendukung program baru, perlu lebih kuat, menyatu, dan menjadi sebuah "incorporated" yang lebih terintegrasi.
Situasi seperti ini hanya bisa dijawab, ketika seorang Pimpinan bisa tidak terbelenggu pada pemahaman atau jargon yang sempit. Target efisiensi sebenarnya, bisa bagus. Tetapi ketika dilakukan tanpa perhitungan dan hanya mampu memotong anggaran dan kegiatan, semuanya menjadi absurd. Apalagi kalau itu hanya sekedar untuk membuat kesan munculnya kepemimpinan yang hemat. Sebuah perusahaan atau lembaga memerlukan pola kerja yang terstruktur dan simbol kepemimpinan yang memahami apa yang ingin dilakukannya. Jadi, sangat mungkin, pada suatu saat, kita sebenarnya perlu lebih banyak pengalokasikan sumber daya organisasi secara lebih.  Pemimpin perlu lebih banyak berinvestasi,  mengalokasikan ekstra waktu, ekstra energy untuk tugas yang lebih jelas. Tentu saja dengan alokasi dana yang lebih besar. Karena kita tidak pernah hidup sendiri. Selalu dan perlu melakukan benchmark pada situasi dan kondisi lingkungan.