Mempertahankan atau Melenyapkan Birokrasi

toto zurianto


Meskipun ide awal sebuah birokrasi sangatlah bagus, tetapi sebuah organisasi yang birokratis, sangatlah jelek. Tidak sesuai dengan perkembangan zaman. Birokrasi sebuah model organisasi yang menempatkan posisi-posisi tertentu (yang diatas) memiliki kekuasaan untuk memerintah posisi-posisi tertentu (di bawahnya). Kesatuan line of command seperti ini diperlukan pada organisasi besar, agar efektif, cepat dan efisien.

Tetapi pada zaman modern, model birokrasi yang bdigagas Max Weber tersebut, berubah fungsi dan arti. Birokrasi cenderung menjadi sifat atau karakter para pejabat (terutama pada sektor pemerintahan). Karena itu, perusahaan-perusahaan atau  institusi swasta, selalu menghindari model organisasi yang birokratis ini.

Bahkan, Jack Welch, mantan CEO General Electric yang terkenal, selalu membenci sebuah birokrasi. Bagi Jack, Birokrasi adalah musuh bersama yang harus diperangi. Birokrasi sangat membuang-buang sumber daya, proses pengambilan keputusan yang lamban, persetujuan-persetujuan yang sebenarnya tidak diperlukan, dan semua hal yang menambah-nambah kerja yang bisa membunuh spirit dan daya saing sebuah perusahaan/organisasi.

Sebagian dari kita, entah dengan alasan apa, biasanya agar lebih hati-hati atau efektif, sangat suka mempertahankan hal-hal yang birokratis. Kebanyakan kita mencoba mempertahankan sesuatu yang sebenarnya tidak perlu dijalankan. Ada keinginan untuk menjadi bagian “penting” dari suatu proses. Kita suka memperlamban proses. Kalau bisa diperlambat, kenapa harus cepat.

Ini menjadi tantangan manajemen modern. Apakah mempertahankan, atau melenyapkan sebuah birokrasi. Tapi, upaya melenyapkan birokrasi tidaklah mudah. Kita berhadapan dengan orang-orang yang suka status quo. Banyak pejabat kita, juga kita, suka untuk tidak berubah. Kita sudah berada pada kawasan enak, atau zona nyaman, atau comfort zone. Kenapa harus menjadi tidak nyaman. Ini masalah besar. Kita tidak pernah mengukur, sebenarnya sudah sangat banyak biaya yang kita keluarkan pada zaman yang sangat birokratis. Kitapun tidak bisa bersaing. 

Kini saatnya menghilangkan suasana yang birokratis itu.  Ada 3 hal yang dianjurkan Jack Welch (in Jeffrey A. Krames), Pertama, lenyapkan kegiatan atau pekerjaan-pekerjaan yang sebenarnya tidak kita perlukan (drop unnecessary work). Lihat sekeliling kita yang diwarnai terlalu banyak aturan, semuanya memerlukan approval (persetujuan), juga harus mengisi formulir-formulir yang rebet dan tidak perlu. Kalau tidak bisa dibuang, buat lebih sederhana dan praktis.

Kedua, bersama dengan pimpinan lain, lakukan streamlining proses pengambilan keputusan. Lakukan simplisiti, cepat, dan tingkatkan kompetensi/kapasitas pengambilan keputusan. Jangan lama, yang akan membuat kita tertinggal. Selalu pertimbangkan, bahwa setiap proses pengambilan keputusan yang lama akan membuat pesaing kita menjadi semakin jaya dan bisa mengubur perusahaan atau organisasi kita. Ketiga, ini penting, jadikan suasana dan lingkungan kerja sedikit lebih nyaman dan informal (make your workplace more informal). Jadikan suasana kerja dan pertemuan (meeting) menjadi lebih hangat yang membuat orang tidak sungkan untuk bicara dan berkontribusi. Mari melenyapkan Iklim Birokratis!